9 Adımda Verimli E-posta Kullanımı

[if !supportLists]1. Hızlı ancak düşünülmüş cevaplar verin : Merhaba diyen birine cevap vermemek gibi e-postaya cevap vermemekte hoş bir davranış değildir. Cevap vermemek çoğu zaman kabul, bekle biraz veya senden hoşlanmıyorum gibi anlamlara gelir. Kısa da olsa tüm e-postalara düşünülmüş hızlı cevaplar verin.

[if !supportLists]2. Net cevaplar verin : E-posta gönderirken muhataplarınız sizi çok açık anlamalı. Lafı dolandırıp uzun anlamsız cümleler kurmayın. Taslak yazıp biraz beklemek, sonra taslağı açıp gereksiz kısımları çıkarmak işe yarayan bir yöntemdir.

[if !supportLists]3. Gelen kutusu aslında ajandanızdır : Neredeyse tüm e-posta hesaplarında gereksiz, ikincil gibi klasörler vardır. Bu klasörleri etkin kullanın. Gelen kutunuzda sadece okumaya değer e-postalar bırakın. E-posta hesabınızın otomatik düzenleme, otomatik kural oluşturma özelliklerini kullanın, bu sayede önemli kişilerden gelen e-postalar ile gereksiz kişilerden gelen e-postalar birbirine karışmamış olacaktır. Bir bakışta gelen kutunuzdaki işleri eleyin.

[if !supportLists]4. Gelen Kutusunda da Lifo yöntemini kullanın : Lifo (Last in first out) stok yönetiminde kullanılan son giren ürün depodan ilk önce çıkar prensibine dayalı bir yöntemdir. Her zaman yeni güncel e-postalara odaklanın. Okunmamış eski e-postalar genellikle okunmamış yeni e-postaların ilk versiyonudur.

[if !supportLists]5. Bilgi paylaştıkça değerlenir : Size gönderilmiş bir e-posta içindeki bilginin çevrenizdekilere fayda sağlayabileceğini unutmayın, bu bilgiyi ilgili kişilere yönlendirin.

6. TO, CC, BCC Etiği : E-posta gönderirken Kime, Bilgi ve Gizli alanlarını doğru kullanın. Kızım sana söylüyorum gelinim sen anla gibi imalardan kaçının, net olun. Kime alanında muhatabınız, bilgi alanında konuyu ilgilendiren diğer muhataplar olmalıdır. Etik olmayan BCC (Gizli) alanını gerekmedikçe kullanmayın.

7. Yazım Hataları : Çoğu e-posta hesabının otomatik sözcük düzeltme aracı vardır. Bu aracı mutlaka aktif kullanın. Tamamı küçük yazılar özensizliğinizi, tamamı büyük yazılar bağırdığınızı, sinirli olduğunuzu ifade eder. Mobil cihazların çoğunda sözcük düzeltme olmadığından “Iphone, Samsung bla.bla. mobil cihazımdan gönderildi” gibi otomatik imzalar bulunur. Bu imzayı kullanmaya devam ederseniz, mobil cihazınızın dilbilgisi hataları karşı tarafça tolere edilecektir.

8. İzleyin : Bir e-postaya izle, takip et komutu verirseniz. Bu e-postaya “bu iş bitti mi” gibi bir cümle ekleyerek konunun muhataplarına tekrar iletebilirsiniz. Takip et, izle özelliği iş akışı yönetiminde zaman kazandıracaktır.

9. [endif]Aramaları Kolaylaştırın : Hala birçok kişi e-postalarının konu alanını boş bırakır ya da konu ile alakasız şeyler yazar. Örneğin içeriği 2005 istatistiği olan bir e-posta konu alanına acil yazılmış olarak size iletilebilir. Bu kişinin davranışını düzeltmek için uğraşmak yerine bu e-postayı kendinize 2005 İstatistiği konu başlığıyla tekrar gönderin. Bu sayede 2017 yılında 2005 istatistiği araması yaptığınızda nokta atış yapacaksınız.